PR Premier

Документооборот в обеспечении маркетинговых коммуникаций

Невидимая сторона успеха любого проекта – документооборот. О нем не принято много говорить применительно к маркетинговым коммуникациям. Если все происходит гладко, то действительно, для этого нет повода. Но при реализации проектов бухгалтерия может оказаться препятствием, блокирующим перечисление средств в оплату работ подрядчиков, подписание гарантийных писем и т.п.
Поскольку любой PR-проект уникален по своей сути, то незнание административных внутрифирменных стандартов может привести к срыву сроков оплат поставщикам и поставить под угрозу реализацию проекта.
Поэтому так важно понимать суть финансовых документов, с которыми PR-менеджер сталкивается в повседневной работе. Зная правила заполнения и значения полей заявки на оплату, можно свести время по этой рутинной процедуре к минимуму, освободив тем самым рабочие часы для более креативных составляющих PR-менеджмента.

Главные вопросы

Реквизиты заявки на оплату отвечают на первостепенные вопросы:

  • Кто инициатор, а, следовательно, и ответственный за заявку?
  • Кому и когда платим?
  • За что платим и сколько?
  • Не превышен ли лимит расходов по статьям?
  • Кто согласовал заявку?

Заполнение соответствующих полей при формировании заявки на оплату, как и любого другого финансового документа, является обязательным.

Обязательные реквизиты


  1. ЦФО (отдел, департамент, подразделение) компании. Этот реквизит предназначен для понимания, какой отдел инициировал платеж, с бюджета какого отдела будет списана сумма;
  2. ФИО инициатора платежа. Отсутствие ФИО инициатора может привести к долгому поиску соответствующего сотрудника в случае возникновения вопросов по заявке. Кроме того, формировать и заполнять заявки могут только те лица, в зону ответственности которых входит эта обязанность. Соответственно, если в заявке указано ФИО сотрудника, в компетенцию которого не входит инициирование заявки, то это рассматривается как тревожный сигнал проверяющему такую заявку лицу.
  3. Контрагент. Его необходимо указывать для того, чтобы иметь возможность оценить объемы денежных потоков по тому или иному контрагенту, как самому PR-менеджеру (например, для оценки размера скидки за объемы, которую может предоставить контрагент), так и сотрудникам финансовой службы.
  4. Дата и номер заявки. Это необходимые реквизиты для учета и хронологического ведения реестра заявок на оплату, а также для того, чтобы контролировать сроки согласования заявок.
  5. Срок оплаты (график оплат). На основании этих данных бухгалтер, ответственный за платежи, в назначенный день производит оплату. Кроме того, по срокам оплат составляется платежный календарь, в котором PR-менеджер может проследить сроки оплат своей заявки.
  6. Наименование товара/работ/услуг. Это необходимый реквизит для правильного исполнения платежа по заявке, который также позволяет анализировать структуру платежей по наименованиям товаров/работ/услуг.
  7. Сумма и валюта платежа. Это обязательные реквизиты для правильного исполнения платежа, формирования платежных документов, ведения учета и отчетности.
  8. Статья затрат (наименование и/или ее код). Указание статьи затрат избавит от многих проблем. Во-первых, при проверке заявки сразу можно определить превышен или нет лимит расходов. Во-вторых, необходимо понимать потоки денежных средств в рамках статей затрат, оценивать и прогнозировать объемы и динамику платежей по статьям затрат.
  9. Визы ответственных лиц. Заявка на оплату, завизированная не уполномоченным на это ответственным лицом, не может быть пропущена в оплату. Визы необходимы для организации правильного процесса согласования заявки на оплату.

Дополнительные реквизиты

Ряд дополнительных реквизитов иногда необходимо включать в заявку на оплату в обязательном порядке.

  1. Договор с контрагентом (номер, дата). Включение в заявку на оплату данного реквизита позволит анализировать информацию не только в целом по контрагенту, а детально по каждому договору. Кроме того, появится возможность посмотреть условия оплаты, которые предусмотрены данным договором. А это бывает порой очень важно и самому PR-менеджеру, когда требуется срочно восстановить в памяти договорные условия сотрудничества с тем или иным контрагентом.
  2. Форма оплаты (наличная, безналичная). При наличии у компании нескольких расчетных счетов желательно предусмотреть возможность указания расчетного счета (кассы), с которого должна производиться оплата. Данные по этому реквизиту используются при формировании отчетов по движению и остаткам наличных и безналичных денежных средств. С позиции PR-менеджера, этот реквизит важен тем, что позволяет указать бухгалтерии источник выплаты денежных средств. Ведь если с контрагентом менеджер договорился оплачивать наличными средствами, вряд ли его устроит получение средств на расчетный счет.
  3. Документ-основание (счет, акт, товарная накладная, счет-фактура). Данный реквизит показывает, на основании какого документа сформирована заявка на оплату. Таким образом можно определить, какие документы поступили от контрагента, а какие еще предстоит от него получить, и соответственно, составить реестр недостающих документов.
  4. Статус заявки (готова, передана на согласование, согласована/отклонена, оплачена). Этот реквизит имеет большое значение для оптимизации работы, поэтому его целесообразно отмечать не только при электронном, но и при бумажном документообороте (например, ставить соответствующий штамп на заявку). Сортируя заявки по статусу, можно определять количество тех или иных заявок и их стоимостное выражение. Кроме того, при автоматизированном документообороте каждый сотрудник оперативно может узнать статус своей заявки на оплату.


Использованы материалы статьи «Какие данные оправданно включить в заявку на оплату» - «Финансовый директор», №10, 2011 г.